Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 21 juni 2018

We zijn ervan overtuigd dat de bescherming van Persoonsgegevens van belang is. Daarom zorgen we ervoor dat we op een zorgvuldige manier omgaan met uw gegevens volgens de Europese privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met deze privacyverklaring willen we u informeren over welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom.

De persoonlijke gegevens worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van Trezoro BV, gevestigd aan het Papenpad 3, 6721 HL te Bennekom. Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@samenfietsen.nl. We staan u graag te woord.

SamenFietsen maakt het mogelijk voor organisaties (onze klanten) om informatie tussen de eigen gebruikers uit te wisselen, dus tussen de fietsbeheerder(s), coördinator(en), deelnemers en vrijwilligers van de lokale organisatie. SamenFietsen slaat de gebruikersgegevens op om deze beschikbaar te stellen aan de betreffende organisaties. Hoe deze organisaties vervolgens omgaan met de persoonsgegevens valt binnen hun eigen verantwoordelijkheid. Wij verwijzen hiervoor door naar het privacybeleid van deze organisaties.

Welke gegevens van klanten verzamelen wij en waarom?

Als u als organisatie klant bent van SamenFietsen, heeft u een gebruikersovereenkomst met ons. We weten dan uw naw-gegevens, bankrekeningnummer, telefoonnummer, en naam van de coördinator of contactpersoon van uw organisatie. Ook sturen we facturen waarvan we de gegevens zeven jaar bewaren. Als klant bij SamenFietsen kunt u op uw website een link aanmaken naar de applicatie van SamenFietsen. De coördinator van uw organisatie kan middels verschillende instellingen de applicatie van SamenFietsen gereed maken voor gebruik. Denk daarbij aan naw-gegevens, kleurstelling, prijzen van ritten of een koppeling met de online betaalmogelijkheid (via Mollie) door het invullen van de Api Key van de eigen organisatie.

Nadat de SamenFietsen webapplicatie op maat is gemaakt kunnen fietsbeheerders één of meer fietsen aanmelden en deelnemers en vrijwilligers (de gebruikers) zich inschrijven. Het planningssysteem is nu klaar voor gebruik.

Welke gegevens verzamelen we van gebruikers en delen we met de aangesloten organisaties?

De coördinator heeft toegang tot de gegevens die gebruikers van uw eigen organisatie hebben ingevuld. De mogelijkheden van het planningsysteem en welke gegevens daarvoor worden gebruikt staan hieronder beschreven.

Registraties
Gebruikers vullen bij registratie hun profiel in. Het profiel bevat de volgende gegevens: profielfoto, naw-gegevens, geboortedatum, beschikbaarheid en eventuele bijzonderheden. Gebruikers kunnen deze informatie altijd zelf aanpassen op hun profielpagina.

Agenda
In de agenda worden de fietsritten gepland en is het voor de coördinator zichtbaar wie wanneer fietst en met welke fiets. De overige gebruikers zien uiteraard wel hun eigen afspraken en verder alleen wanneer welke fiets bezet is (maar niet door wie).

Deelnemerskaarten en vrijwilligerspassen
Op onze website is het mogelijk om deelnemerskaarten en vrijwilligerspasjes te genereren. Op de deelnemerskaarten staan naam, adres, telefoonnummer, contactpersoon en, indien opgegeven, extra relevante informatie voor de vrijwilliger. Deze informatie komt niet in het overzicht met registraties te staan maar wordt alleen voor de deelnemerskaarten gebruikt. De vrijwilligerspas bevat naam en het mobiele telefoonnummer. De coördinator kan een pdf downloaden van de deelnemerskaart en vrijwilligerspas om deze te printen of te laten printen.

Rapportages
De coördinator kan verschillende rapportages bekijken en downloaden. In de rapportages is informatie te vinden over de gebruikers en zijn de statistieken van de fietsritten terug te zien.

Smoelenboek
Uw profielfoto, naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele extra informatie die u wilt delen wordt getoond in het smoelenboek. Deze informatie is zichtbaar voor alle bij uw organisatie aangesloten gebruikers. De gebruiker heeft de mogelijkheid zijn/haar gegevens niet te tonen in het smoelenboek.

Betalingen
De coördinator heeft via het eigen Mollie account een overzicht van alle gedane betalingen en facturen. SamenFietsen slaat geen betaalgegevens van gebruikers op,  zoals het rekeningnummer. Van de gedane betalingen heeft SamenFietsen wel de facturen in het systeem.

Mails
Uw e-mailadres wordt gebruikt voor het maken of annuleren van afspraken. Wanneer u dit aangegeven kunt u van de coördinator ook mailtjes voor ‘spontane’ verzoeken ontvangen.

Klantenservice

Bij vragen of opmerkingen kunt u contact met ons opnemen via de mail of het contactformulier op de website. Wij weten dan uw naam, emailadres en eventueel telefoonnummer. Deze informatie gebruiken we zodat we u goed kunnen helpen en informeren.

Serviceberichten

Wij kunnen e-mailadressen gebruiken voor het versturen van serviceberichten zoals bij een technische storing of belangrijke update. Het is niet mogelijk om je voor deze berichten af te melden.

Cookies

Op onze website maken wij gebruik van twee type cookies: functionele en analytische cookies. Wij plaatsen geen tracking cookies. De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website. De analytische cookies gebruiken we om te kijken welke pagina’s goed bezocht worden en welke pagina’s we nog kunnen verbeteren.

Grondslagen voor gebruik van gegevens

Organisaties die interesse hebben in SamenFietsen en/of het planningssysteem gebruiken, gaan met ons een overeenkomst aan. We gebruiken de verzamelde gegevens om deze overeenkomst uit te voeren. Denk hierbij aan de naw-gegevens en betaalgegevens. Daarnaast verwerken we gegevens voor marketingdoeleinden en voor het verbeteren van onze dienstverlening. Wij kijken bijvoorbeeld naar welke pagina’s van onze website populair zijn en welke functionaliteiten het meest gebruikt worden.

Privacyrechten

Als klant of gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd:

• Recht op inzage: u kunt onder uw account zien welke persoonsgegevens wij over u hebben. Ook kunt u bij ons een overzicht opvragen.
• Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt zelf onder uw account uw persoonsgegevens wijzigen of aanvullen.
• Recht op dataportabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben door te sturen naar een derde partij.
• Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw account te verwijderen. Dit kunt u via uw eigen organisatie doen. Heeft u betalingen verricht, dan bewaren we in verband met de administratie de factuurgegevens zeven jaar.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw gegevens. U kunt overigens onder uw account aangeven uw gegevens niet in het smoelenboek te tonen.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: wij hebben altijd een menselijke blik bij besluiten en maken geen gebruik van profilering.

Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@samenfietsen.nl. Wij zullen dan zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.

Beveiliging

We vinden het belangrijk om alle persoonsgegevens goed te beschermen. Daarbij zijn we ons ervan bewust dat sommige bijzonderheden gevoelige informatie kunnen bevatten. Onze website is beveiligd en we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij gebruiken up-to date is.

Bewaren

We bewaren factuurgegevens 7 jaar voor onze financiële administratie. De overige informatie bewaren we zolang u klant bent van SamenFietsen, daarna verwijderen we deze informatie.

Autoriteit Persoonsgegevens

We zetten ons graag in om samen met u te zoeken naar een goede oplossing in het geval van een probleem met de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u echter vinden dat wij u hier niet goed mee kunnen helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.